ÉNONCÉ RELATIF À NOTRE POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Notre centre dentaire accorde une importance primordiale à votre vie privée et veille à la manière dont vos renseignements personnels sont traités. Tous les renseignements, en particulier les renseignements personnels, sont traités conformément aux normes éthiques les plus reconnues.
Le présent énoncé relatif à notre politique sur la protection des renseignements personnels vise à vous aider à comprendre nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. En nous fournissant vos renseignements personnels, vous acceptez le traitement des informations tel qu’énoncé aux présentes et autorisez notre centre dentaire à traiter vos renseignements personnels aux fins décrites ci-dessous.
Les renseignements recueillis nous permettent, d’une part, de vous identifier et de vous servir de manière à répondre à vos attentes. D’autre part, ils nous permettent de nous conformer à différentes exigences réglementaires et légales.
C’est dans cet esprit que notre Politique sur la protection des renseignements personnels (la « Politique ») a été conçue et qu’elle est appliquée au sein de notre centre dentaire. Le présent énoncé vous explique pourquoi et comment, en appliquant les dispositions de notre Politique, nous recueillons, traitons et protégeons vos renseignements personnels.
Notre Politique s’appuie sur quatre grands principes :
- Votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels par les professionnels exerçant dans nos centres;
- Notre engagement à ne recueillir que les renseignements personnels nécessaires;
- Nos responsabilités en matière de sécurité et de protection de la confidentialité de vos renseignements personnels;
- Notre transparence quant à nos pratiques et obligations à cet égard.
Obtenir votre consentement
En quoi consiste mon consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels à mon sujet?
En donnant votre consentement, vous autorisez les professionnels traitants et les autres membres de l’équipe clinique à collecter, à utiliser et à communiquer les renseignements personnels à votre sujet, à des fins liées à vos soins dentaires, à l’administration de la clinique, au traitement des réclamations d’assurance et afin de de respecter ses obligations légales.
Ce consentement demeure valide tant et aussi longtemps que vous êtes patient de notre centre dentaire, et aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles vos renseignements personnels ont été recueillis, tel que décrit dans le présent énoncé.
Si vous êtes mineur, le consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels peut être donné par vous et/ou par votre représentant légalement autorisé, selon votre âge et votre capacité, conformément à la loi
Puis-je retirer mon consentement au traitement de mes renseignements personnels ou refuser de fournir certains renseignements?
Vous avez le droit de retirer ou de modifier votre consentement en tout temps. Si vous décidez de le faire, nous vous transmettrons toute l’information requise pour vous expliquer les répercussions d’une telle décision sur notre prestation de services.
Dans certains cas, il ne sera pas possible de retirer ce consentement à votre gré en raison d’exigences légales ou contractuelles.
Si vous refusez que nous recueillions certains renseignements personnels, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir les services demandés.
Quels sont les renseignements personnels recueillis à mon sujet ?
Un renseignement est considéré personnel lorsqu’il concerne une personne physique et permet de l’identifier. Ce type de renseignement est confidentiel.
Le type de renseignements personnels que nous sommes susceptibles de recueillir varie selon le type d’interaction avec le client. Ces renseignements peuvent, selon le cas, inclure sans s’y limiter :
- Nom et prénom
- Date de naissance
- Adresse postale
- Adresse courriel
- Numéro de téléphone
- Renseignements de santé (ex : antécédents médicaux et dentaires, dossiers de traitement, résultats diagnostiques et renseignements liés à vos soins et plans de traitement)
- Renseignements financiers (ex : détails d’assurance, renseignements de paiement, dossiers de facturation et de réclamation)
* Si vous nous fournissez des renseignements sur une autre personne, vous devez vous assurer que vous êtes autorisé à le faire.
Lorsque vous utilisez notre site web ou nos services en ligne, nous pourrions aussi recueillir certains renseignements techniques, comme votre adresse IP, dans le cadre de vos interactions numériques. Pour plus d’informations concernant les renseignements recueillis par le biais de notre site web et notre utilisation des fichiers témoins (ou « cookies »), veuillez consulter notre Politique de confidentialité en ligne.
IMPORTANT : Nous limitons la collecte de vos renseignements à ce qui est nécessaire pour nous aider à bien vous servir et respecter nos obligations.
De quelle façon mes renseignements personnels sont-ils recueillis ?
Nous recueillons vos renseignements personnels auprès de trois sources :
- Directement auprès de vous, lorsque vous communiquez avec nous, que ce soit en personne, par téléphone, courriel, par clavardage en ligne ou par tout autre moyen.
- Lorsque vous utilisez des services offerts dans un de nos centres, lorsque des renseignements sont générés ou mis à jour dans le cadre de vos soins.
- Lorsque vous naviguez sur nos sites Web ou lorsque vous utilisez nos services en ligne. Ces renseignements peuvent être recueillis par le biais de témoins « cookies » ou directement sur nos sites ou nos applications. Pour plus d’informations, veuillez consulter notre Politique de confidentialité en ligne.
Qui a accès à mes renseignements personnels ?
L’accès à vos renseignements est limité aux professionnels et au personnel autorisés qui ont besoin d’y accéder dans l’exercice de leurs fonctions, notamment :
– Les professionnels dentaires et le personnel clinique impliqués dans vos soins
– Le personnel administratif responsable de la prise de rendez-vous, de la facturation et des assurances
Les professionnels et les équipes cliniques s’engagent à protéger la confidentialité des renseignements personnels dont ils ont besoin dans le cadre de leurs fonctions. Dans l’éventualité où nous devrions communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes, nous veillerons à vous en informer et à vous demander votre consentement, dans les cas où celui-ci serait requis.
Dans tous les cas, nous veillons à la mise en place de mesures de sécurité pour assurer la protection des renseignements personnels que nous communiquons.
Mes renseignements personnels sont-ils en sécurité ?
Oui. Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques et administratives appropriées afin de protéger les renseignements personnels contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte accidentelle, la modification non autorisée, la divulgation ou l’accès non autorisé, l’utilisation abusive, et toute autre forme de traitement illégal des renseignements personnels en notre possession. Nous avons pris des mesures pour nous assurer que seuls les membres du personnel autorisé soumis à une obligation de confidentialité, et dont les fonctions nécessitent raisonnablement l’accès à vos renseignements personnels, y ont accès.
Pendant combien de temps mes renseignements personnels sont-ils conservés ?
Nous ne conservons les renseignements personnels que pour la durée raisonnablement nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pour respecter les délais de conservation minimaux prescrits par les lois et règlements auxquels nous sommes assujettis.
Une fois que le délai de conservation est expiré, nous nous assurons de détruire vos renseignements personnels, de façon sécuritaire ou anonymisée conformément aux exigences légales et à nos politiques internes.
Puis-je avoir accès à mes renseignements personnels ou en demander la rectification?
Oui. Vous pouvez nous demander d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous ou de les rectifier s’ils s’avéraient inexacts, incomplets ou équivoques. Vous pouvez faire de même si vous désirez modifier des renseignements que nous détenons sur vous, par exemple à la suite d’un changement de votre situation personnelle ou d’un changement d’adresse. Il est de votre responsabilité de communiquer avec le centre dentaire afin de les mettre à jour.
Pour ce faire, veuillez consulter l’information fournie à la section « Comment nous contacter ? ».
Comment nous contacter?
Nous vous prions d’adresser toute question ou requête concernant le traitement de vos renseignements personnels au gestionnaire de la clinique où vous recevez des soins ou de contacter directement la personne responsable de la protection des renseignements personnels. La personne responsable de la protection des renseignements personnels et de la vie privée au sein de notre organisation est responsable des pratiques appliquées dans notre centre dentaire. Vous pouvez la contacter aux coordonnées suivantes:
Pour nous aider à traiter votre demande, veuillez fournir votre nom, vos coordonnées, ainsi que suffisamment de détails pour nous permettre de comprendre le problème et le résultat souhaité. Nous nous engageons à traiter les préoccupations de façon juste et respectueuse. Toutefois, il est possible que nous ne puissions pas traiter les demandes anonymes, abusives ou qui ne sont pas soumises de bonne foi.